Politique de confidentialité

1. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires pour fournir nos services, préparer des soumissions et soutenir nos clients. Selon votre interaction avec nous, ces renseignements peuvent comprendre :

• Coordonnées : nom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse postale;
• Renseignements sur l'entreprise : nom de l'organisation, type d'installation et rôle;
• Demandes de soumission : portée des travaux, emplacements, fréquence et exigences particulières;
• Renseignements de compte de portail : identifiants, préférences et historique d'activité;
• Données analytiques du site Web : pages consultées, durée des visites et sources de référence;
• Renseignements sur l'appareil : type de navigateur, système d'exploitation et adresse IP.

2. Comment nous utilisons les renseignements

Nous utilisons vos renseignements aux fins légitimes suivantes :

• Prestation des services : planifier, exécuter et gérer les services de nettoyage et d'assainissement;
• Préparation des soumissions : élaborer des estimations exactes et des propositions;
• Soutien à la clientèle : répondre aux demandes et résoudre les problèmes;
• Documentation de conformité : produire les rapports et registres requis;
• Fonctionnalité de la plateforme : exploiter et sécuriser nos portails;
• Communications marketing : transmettre, avec votre consentement, des mises à jour et des offres.

3. Communication des renseignements

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels uniquement dans les circonstances limitées suivantes :

• Fournisseurs de services qui nous aident à exercer nos activités, sous des obligations de confidentialité;
• Fournisseurs de logiciels et de technologies qui hébergent ou soutiennent nos plateformes;
• Autorités gouvernementales lorsque la loi l'exige.

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels à des tiers.

4. Intelligence artificielle et traitement automatisé

GreenSpark Cleaners utilise des outils d'intelligence artificielle pour améliorer la prestation de services. Ces outils comprennent :

• Conseiller IA en nettoyage — génère des recommandations de service et des estimations fondées sur le type, la taille et les exigences de votre installation. Les réponses sont produites par OpenAI GPT-4o, exploité par OpenAI, L.L.C. (États-Unis).
• Clavardage de conformité IA — répond aux questions de conformité et de procédures à l'aide de GPT-4o. N'incluez pas de numéros d'assurance sociale, de numéros de santé, d'identifiants de patients ni d'autres données personnelles sensibles dans vos messages.
• Vérification photo par IA — les photos de l'installation soumises par les techniciens sont analysées par GPT-4o Vision pour vérifier la preuve de service. Le résultat évalué (réussite/échec/score) est conservé; les photos brutes sont retenues dans votre dossier de service.
• Transcription vocale — les notes vocales des techniciens sont transcrites par OpenAI Whisper (États-Unis). Les enregistrements audio sont traités en temps réel et ne sont jamais stockés sur les serveurs de GreenSpark.

Lorsque ces fonctions sont utilisées, le contenu que vous fournissez (messages texte, renseignements sur l'installation ou photos) peut être transmis aux serveurs d'OpenAI situés aux États-Unis. OpenAI traite les données de l'API en vertu de son accord de traitement des données et n'utilise pas les entrées de l'API pour entraîner ses modèles. Les transferts transfrontaliers vers les États-Unis sont effectués conformément au principe 4.1.3 de l'Annexe 1 de la LPRPDE.

Les réponses générées par l'IA sont fournies à titre consultatif uniquement et sont examinées par le personnel de GreenSpark avant toute décision de conformité ou de service. Vous pouvez éviter ces fonctions en demandant une consultation manuelle auprès de notre équipe.

5. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins décrites dans la présente politique ou pour respecter nos obligations légales, contractuelles et de conformité. Lorsque les renseignements ne sont plus requis, nous les détruisons ou les anonymisons de façon sécuritaire.

6. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements contre l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés. Ces mesures comprennent les contrôles d'accès, le chiffrement et la surveillance continue.

7. Vos droits

En vertu de la LPRPDE, vous disposez de droits importants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• Demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets;
• Retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements, sous réserve des restrictions légales;
• Déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

8. Coordonnées

Pour exercer vos droits ou pour toute question sur la présente politique, communiquez avec notre responsable de la protection de la vie privée à GreenSpark Cleaners Inc., Ottawa (Ontario) — privacy@greensparkcleaners.com — 800-301-2472.